Checkliste für die Organisation eines Treffens

Diese Checkliste wurde für die Organisation der lokalen SAGE-Treffens in zusammengestellt. Sicherlich kann sich nicht 1:1 überall übernommen werden, aber als Grundlage für eine eigene Checkliste ist sie vielleicht nicht schlecht. Ein Artikel über unsere Erfahrungen in Karlsruhe war in der UpTimes abgedruckt.

Vorbereitungen

• Ansprechpartner beim Sponsor? (wenn möglich Mitarbeiter aus der Sysadmin) Name/Email/Telefonnummer.
• Teilnehmerzahl schätzen
• Welcher Raum? Ausreichend groß?
• Terminabprache
• Wie will sich der Sponsor präsentieren?
• Kurzvortrag durch "technischen" Mitarbeiter (ca. 15 Minuten). Vortragender?
• Besichtigung? Was anschauen (Rechenzentrum etc.)? Führung durch wen? Zugang geklärt?
• Kneipe/Restaurant für "danach"? Welche? Wo? Teilnehmerzahl? Tisch reservieren?
• Announcement: Termin, Ort, Programm, Anmeldemodalitäten
• Programm/Zeitplan aufstellen
  • Termin für Vorbesprechung vor Ort
  • Vorabinfo auf Webseite mit Vorträgen, Termin usw.
  • Einladung per Mail (spätestens 2 Wochen vor dem Termin) mit der Bitte um Anmeldung bis ca. 1 Woche vor dem Termin
  • Zeitplan für die Veranstaltung selbst (inklusive Zeitplan für die Vorbereitung, die ca. 2 Stunden vor dem eigentlichen Anfang los gehen sollte)
• Vorträge
  • Wer trägt vor?
  • Titel/Abstract/Infos über Referenten? (müssen in die Ankündigung)
  • Handouts?
  • anderes Ansichtsmaterial zum Auslegen?
  • Ist alles da, was der Vortragende braucht? Vortragende fragen, ob sie was spezielles brauchen.

Bei einem Termin vor Ort klären

• Anfahrt?
  • mit dem Auto, Parkmöglichkeiten (Tiefgarage? Öffnungszeiten? Kosten?)
  • mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Anfahrtsskizze? Stadtplan?
  • Häufig sind diese Informationen beim Gastgeber schon vorhanden und können einfach wiederverwendet oder verlinkt werden.
• Zugang?
  • Eingang/Treppe/Aufzug/von der Tiefgarage? (Beschilderung planen)
  • Empfang/Pförtner/Wachdienst/Klingel/Schlüssel/Türblockierung
• Wo Garderobe/Kleiderständer?
• Toiletten? Wegweiser?
• (Nicht-)Raucherbereich
• Bestuhlung? Tische?
  • für Vorträge
  • für Pausen
• Technische Ausstattung?
  • Beamer? Auflösung?
  • Flipchart? Tafel? Whiteboard?
  • Overheadprojektor?
  • Mikrofonanlage?
  • Internet-Zugang?
  • Kabel. Wo?
• Rechtzeitigen Zugang für Aufbau (ca. 2h) klären

Verpflegung

• Kaffee
  • Kaffeemaschine/Warmhaltebehälter
  • Kaffee/Milch/Zucker
  • Tassen/Becher/Löffel
• Kalte Getränke
  • Wasser/Sprudel/Fruchtsaft/Cola/Bier...
  • stellt Firma/Sponsor aus eigenem Vorrat?
  • muß bestellt werden?
    • Wer bestellt?
    • Wer holt wann und wo ab?
    • Wird geliefert? Wann? Wer empfängt den Lieferanten?
    • Gläser vorhanden? Wie spülen? Plastikbecher?
• Imbiss
  • was gibt es?
    • Belegte Brötchen - 2 Brötchen (also 4 halbe Brötchen) pro Teilnehmer
    • anderes?
  • aus der firmeneigenen Kantine?
  • von extern?
    • wer bestellt?
    • Wer holt wann und wo ab?
    • Wird geliefert? Wann? Wer empfängt den Lieferanten?
    • Besteck, Geschirr nötig? (vorhanden? Plastikbesteck, Pappteller?)
  • Servietten?

Vorbereitungen kurz vor der Veranstaltung

• Wegweiser drucken
• Namensschilder drucken
• Teilnehmerliste drucken

Vorbereitungen am Tag der Veranstaltung vor Ort

• Schilder (Wegweiser) anbringen
• Gläser/Teller/Besteck aufbauen wenn nötig
• Stühle aufbauen / umräumen
• Tisch für die Listen und die Namensschilder aufbauen
• Teilnehmerlisten und Namensschilder auslegen
• Tisch für das Ansichtsmaterial aufbauen, Material auslegen
• Beamer aufbauen und testen
• Kabel für Beamer etc. (Auf Stolperfallen achten, mit Gafferband festkleben!)

Benötigtes Material

• Papier, Messer/Schere, Tesafilm, Gafferband, Edding, Kabeltrommel, Mehrfachsteckdosen, Kamera, ...
• Ansichtsmaterial: Prospekte, Zeitschriften, ...