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Checkliste für die Organisation eines Treffens

Diese Checkliste wurde für die Organisation der lokalen SAGE-Treffens in zusammengestellt. Sicherlich kann sich nicht 1:1 überall übernommen werden, aber als Grundlage für eine eigene Checkliste ist sie vielleicht nicht schlecht. Ein Artikel über unsere Erfahrungen in Karlsruhe war in der UpTimes abgedruckt.

Vorbereitungen

  • Ansprechpartner beim Sponsor? (wenn möglich Mitarbeiter aus der Sysadmin) Name/Email/Telefonnummer.
  • Teilnehmerzahl schätzen
  • Welcher Raum? Ausreichend groß?
  • Terminabprache
  • Wie will sich der Sponsor präsentieren?
  • Kurzvortrag durch "technischen" Mitarbeiter (ca. 15 Minuten). Vortragender?
  • Besichtigung? Was anschauen (Rechenzentrum etc.)? Führung durch wen? Zugang geklärt?
  • Kneipe/Restaurant für "danach"? Welche? Wo? Teilnehmerzahl? Tisch reservieren?
  • Announcement: Termin, Ort, Programm, Anmeldemodalitäten
  • Programm/Zeitplan aufstellen
    • Termin für Vorbesprechung vor Ort
    • Vorabinfo auf Webseite mit Vorträgen, Termin usw.
    • Einladung per Mail (spätestens 2 Wochen vor dem Termin) mit der Bitte um Anmeldung bis ca. 1 Woche vor dem Termin
    • Zeitplan für die Veranstaltung selbst (inklusive Zeitplan für die Vorbereitung, die ca. 2 Stunden vor dem eigentlichen Anfang los gehen sollte)
  • Vorträge
    • Wer trägt vor?
    • Titel/Abstract/Infos über Referenten? (müssen in die Ankündigung)
    • Handouts?
    • anderes Ansichtsmaterial zum Auslegen?
    • Ist alles da, was der Vortragende braucht? Vortragende fragen, ob sie was spezielles brauchen.

Bei einem Termin vor Ort klären

  • Anfahrt?
    • mit dem Auto, Parkmöglichkeiten (Tiefgarage? Öffnungszeiten? Kosten?)
    • mit öffentlichen Verkehrsmitteln
    • Anfahrtsskizze? Stadtplan?
    • Häufig sind diese Informationen beim Gastgeber schon vorhanden und können einfach wiederverwendet oder verlinkt werden.
  • Zugang?
    • Eingang/Treppe/Aufzug/von der Tiefgarage? (Beschilderung planen)
    • Empfang/Pförtner/Wachdienst/Klingel/Schlüssel/Türblockierung
  • Wo Garderobe/Kleiderständer?
  • Toiletten? Wegweiser?
  • (Nicht-)Raucherbereich
  • Bestuhlung? Tische?
    • für Vorträge
    • für Pausen
  • Technische Ausstattung?
    • Beamer? Auflösung?
    • Flipchart? Tafel? Whiteboard?
    • Overheadprojektor?
    • Mikrofonanlage?
    • Internet-Zugang?
    • Kabel. Wo?
  • Rechtzeitigen Zugang für Aufbau (ca. 2h) klären

Verpflegung

  • Kaffee
    • Kaffeemaschine/Warmhaltebehälter
    • Kaffee/Milch/Zucker
    • Tassen/Becher/Löffel
  • Kalte Getränke
    • Wasser/Sprudel/Fruchtsaft/Cola/Bier...
    • stellt Firma/Sponsor aus eigenem Vorrat?
    • muß bestellt werden?
      • Wer bestellt?
      • Wer holt wann und wo ab?
      • Wird geliefert? Wann? Wer empfängt den Lieferanten?
      • Gläser vorhanden? Wie spülen? Plastikbecher?
  • Imbiss
    • was gibt es?
      • Belegte Brötchen - 2 Brötchen (also 4 halbe Brötchen) pro Teilnehmer
      • anderes?
    • aus der firmeneigenen Kantine?
    • von extern?
      • wer bestellt?
      • Wer holt wann und wo ab?
      • Wird geliefert? Wann? Wer empfängt den Lieferanten?
      • Besteck, Geschirr nötig? (vorhanden? Plastikbesteck, Pappteller?)
    • Servietten?

Vorbereitungen kurz vor der Veranstaltung

  • Wegweiser drucken
  • Namensschilder drucken
  • Teilnehmerliste drucken

Vorbereitungen am Tag der Veranstaltung vor Ort

  • Schilder (Wegweiser) anbringen
  • Gläser/Teller/Besteck aufbauen wenn nötig
  • Stühle aufbauen / umräumen
  • Tisch für die Listen und die Namensschilder aufbauen
  • Teilnehmerlisten und Namensschilder auslegen
  • Tisch für das Ansichtsmaterial aufbauen, Material auslegen
  • Beamer aufbauen und testen
  • Kabel für Beamer etc. (Auf Stolperfallen achten, mit Gafferband festkleben!)

Benötigtes Material

  • Papier, Messer/Schere, Tesafilm, Gafferband, Edding, Kabeltrommel, Mehrfachsteckdosen, Kamera, ...
  • Ansichtsmaterial: Prospekte, Zeitschriften, ...
Veranstaltungen
FFG2017
Frühjahrsfachgespräch 2017
21. bis 24. März 2017 an der TU Darmstadt
Kalender
18.November 2017
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